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Agent Polyvalent aux Affaires Générales (F/H)

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  • 20/10/2023

  • Permis requis

Description

  • Poste à pourvoir le : Dès que possible

  • Temps de travail : 35h00

    Travail en bureau sur différents sites de la ville

  • Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h +  2 samedis par roulement avec les agents du pôle de 8h30 à 11h45

  • Catégorie du poste : C - Adjoint Administratif

  • Avantages : Tickets Restaurant, participation employeur mutuelle, remboursement transports en commun à 75%

📅Date limite de dépôt des candidatures : le 15 février 2024

Rillieux-la-Pape forte de plus de 30 000 habitants est une commune dynamique et en expansion située dans la métropole lyonnaise.

C’est une ville en pleine effervescence, conjuguant plaisir de vivre, dynamisme économique et qualité de vie.

Elle est ainsi l'une des communes les plus attractives de l'agglomération lyonnaise bénéficiant du label territoire engagé climat air énergie 3 étoiles. Elle ambitionne de gagner une nouvelle étoile.

Au sein de la Direction Vie Sociale et Citoyenneté , pour le service des Affaires Générales, l’agent est chargé de l’accueil, de l’information du public et de la gestion des dossiers du service.

Mission

En polyvalence sur le service, vous aurez pour missions :

 

  • Sur le pôle état civil :

Guichet 

Accueillir, informer le public, instruire et suivre des dossiers suivants :

-déclaration de naissance et de reconnaissance sur RDV

-déclaration de décès et autorisations

-mariage (renseignements, prise de dossiers, alerte pour auditions mariage et assistance aux auditions)

-PACS(renseignements, prise de dossiers, gestion des cérémonies de PACS, modification et dissolution de PACS)

-mentions (déclaration de changement de nom suite à reconnaissance, enregistrement du changement de prénom sur RDV, récépissé)

-livret de famille (gestion des demandes au guichet)

-délivrance d’actes d’état civil

-plis d’huissier

 

Back office 

-instruction des demandes de déclarations de naissance et décès transmis par mail

-gestion des demandes d’actes transmis par mail, courrier et GRC

-saisie sur siècle des dossiers de mariage et pacs

-comedec : saisie des registres (1984, 1983, …..) avec contrôle systématique des référents

-rectifications des erreurs / actes

-gestion des mentions simples

-gestion des demandes de livrets de famille (formulaire à compléter, saisie sur siècle et remplissage du livret de famille)

 

  • Sur le pôle affaires générales :

 

Guichet Poly-compétent

Accueillir, informer le public, instruire et suivre des dossiers suivants :

-titres sécurisés (prise de dossiers, contrôle des dossiers et gestion des recueils complémentaires)

-recensement militaire

-attestation d’accueil (prise des dossiers et gestion des courriers afférents)

-inscriptions sur les listes électorales (nouvelles inscriptions, changements d’adresse/état civil…)

-attestations de vie et certificats divers

-paraphes des registres

-légalisation de signature

-gestion des dossiers de « médaille du travail »

-remise des diplômes

 

Back office

-titres sécurisés : soutien dans les recueils complémentaires effectués au guichet

-déplacements ponctuels à domicile : DR mobile, attestation de vie, légalisation de signature et  certificats divers…

-attestations d’accueil : contrôle des demandes

-élections : saisie des demandes d’inscriptions sur Adagio et gestion des courriers NPAI

 

  • Autres  :

-Accueil téléphonique (n° unique) pour toute demande relative à l’ensemble des activités  du service et prise de RDV

-Courriers divers

-Photocopies

 

Le Guichet polyvalent est assuré par l’ensemble des agents du service par roulement.

Profil

Formation de niveau bac minimum souhaitée

Qualités

  • Diplomatie, courtoisie, disponibilité et discrétion

  • S’exprimer de façon claire, concise et aimable

  • Qualités relationnelles avérées : contact avec les administrés et les élus.

  • Esprit d’équipe, solidarité, respect et sens du travail en commun

  • Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

  • Posséder une bonne capacité d’écoute, afin de comprendre une demande et de lui donner une suite efficace

  • Présenter une image positive et dynamique de la collectivité et du service public

 

 Compétences souhaitées :

Savoirs :

  • Règles de base en orthographe et grammaire

  • Techniques et outils de communication

  • Compréhension et application des textes et procédures administratives

 

Savoir faire :

  • Capacité à s’adapter, à analyser et gérer rapidement des situations imprévues et variées avec les contraintes inhérentes à l’accueil du public

  • Compétences juridiques requises en matière d’état civil et gestion des cimetières

  • S’adapter, analyser et gérer rapidement des situations imprévues, variées et liées aux contraintes inhérentes à l’accueil du public

  • Traiter les dossiers avec rigueur et méthode - Expérience administrative indispensable.

  • Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Outlook et Internet)