Référent Etat civil (F/H)

Ce poste exige une vision globale, une polyvalence affirmée et une capacité à relever les défis quotidiens de la fonction publique. Vous serez à la fois garant de la qualité des services et moteur de l’organisation collective.

Coordination et pilotage

• Être le bras droit du Responsable du service Affaires publiques et assurer la continuité de l’action.

Superviser la conformité des actes

Accompagner les agents en veillant à la cohérence et à la qualité des prestations.

• Assurer la liaison avec les partenaires institutionnels (cabinet du Maire, services municipaux, commissions de contrôle, etc.).

• Garantir la fluidité des échanges internes et la transmission des informations stratégiques.

Expertise et contrôle

• Développer une mission d’expertise sur les actes administratifs complexes (mentions, rectifications, registres, mariages, PACS, funéraire).

• Contrôler la conformité des dossiers et actes, en particulier ceux liés à l’état civil et aux procédures sensibles.

• Superviser la gestion des cimetières et du funéraire, incluant les arrêtés municipaux et le suivi des concessions (gestion de la régie « cimetière » notamment)..

• Assurer la sécurité juridique des décisions et actes produits par le service.

Organisation citoyenne et démocratique

• Participer à  l’organisation des scrutins électoraux (préparation matérielle, suivi des listes, gestion des courriers de radiation).

• Encadrer le tirage des jurés criminels et la cérémonie de citoyenneté.

Polyvalence au guichet

• Participer au guichet polyvalent : accueil, information du public, traitement des demandes d’état civil, titres sécurisés, inscriptions électorales, attestations diverses.

• Assurer une présence active et bienveillante auprès des citoyens, en incarnant l’image du service public.

• Intervenir en soutien sur l’agence postale communale (services postaux et financiers).

Suivi administratif et back office

• Suivre les statistiques et indicateurs du service

• Gérer les demandes d’achat et renouvellement de concessions funéraires.

• Assurer le suivi des registres, livrets de famille, recensement militaire et autres obligations réglementaires.

• Coordonner avec l’assistante de direction pour garantir des réponses rapides et adaptées aux usagers.
  

Formation de niveau bac minimum souhaitée

Connaissances indispensables

·         Fonction publique territoriale : maîtrise des règles, procédures et cadre réglementaire.

·         État civil et affaires publiques : connaissance approfondie des registres, mentions complexes, mariages, PACS, funéraire.

·         Organisation électorale : savoir-faire dans la préparation et le suivi des scrutins, listes électorales et commissions de contrôle.

·         Procédures administratives : rectifications, légalisations, attestations, recensement militaire.

·         Outils et logiciels métiers : Gescime (gestion funéraire), Comedec (communication dématérialisée), suivi statistique et gestion documentaire.

·         Relation avec le public : techniques d’accueil, d’information et de gestion des demandes au guichet.

·         Services postaux et financiers : bases nécessaires pour intervenir en soutien sur l’agence postale communale.